電話対応は新人がやる中でも最もプレッシャーがかかる仕事かもしれません。
メールやLINEで連絡を取ることの多い現代世代でも、電話対応をこなせるように、やり方をおさらいしてみましょう。

電話が苦手な理由は？

そもそもなぜ電話に苦手意識を持ってしまうものなのでしょうか？
多くの場合、理由は「相手に失礼なことをしていないか」「重要な話を聞き逃したらどうしよう」「そもそもどう対応したらいいのか」といった不安から苦手意識に繋がります。
そういった不安を解消できれば、少しは電話がかかってくるたびにビクッとしなくても良くなるかもしれません。

失礼にならない基本マナー

相手に失礼なことをしていないかといった不安があれば、これらのことを箇条書きにしてデスクに貼っておくと良いかもしれません。

・電話をとったときの最初の言葉は「お世話になっております。（自分の所属会社）です」
・2コール以内に受話器を取る、時間がかかったら「お待たせいたしました、（自分の所属会社）です」
・適度な声の大きさと明るいトーン、早すぎない話し方

これを押さえておけば、少なくとも相手に不快感・失礼な印象を与えることはありません。

聞き逃さない対処法

最も効果的なやり方は、メモをとることです。
必ずメモとペンを手元に用意しておき、「誰から」「誰宛で」「どんな内容」の電話だったのかを最低限記すようにしましょう。
とっさに書きづらいのであれば、伝言用のメモを作っておくのがおすすめです。
5W3Hを意識すると、より伝わりやすいメモになります。
When（いつ）
Who（だれ）
Where（どこ）
What（なに）
Why（なぜ）
How to（どのように）
How many（数量）
How much （金額）
これが5W3Hです。
5Wだけでもかなり効果的なので、これを意識したメモを作り、できる限り早めに連絡を届ける先に伝えましょう。

落ち着いて、ゆっくり丁寧に対応しよう

新人のうちはとにかく電話に出させられ、電話をかけてくる相手先に新人の名前を覚えてもらおうとする会社もあります。
自分宛にかかってくるものは早々ないので、落ち着いて取次ができるようにしましょう。
相手が誰に代わってほしいと言えば、電話口に声が入らないように、保留や内線に切り替えて代わってほしい相手を探したり、居なければ先ほどの5W3Hのメモをとるなどして対応すると良いです。
新人のうちは失敗しても許してくれる人が多いですし、聞き返しも間違いがないようにすることと思えば必要なことになってきます。

何度も電話に出るうちに慣れると思いますから、苦手で辛くても少しずつ慣れていきましょう。
心身に異常が出るほどだったり、相手があまりに横暴であれば上司などに助けを求めても良いはずです。